7 alternativas a HubSpot: qué CRM elegir según tu equipo

Las mejores alternativas a HubSpot dependen de lo que necesitas resolver: Pipedrive para gestionar oportunidades con sencillez, Zoho CRM para personalizar procesos, Brevo para combinar campañas y contactos, o una solución especializada si vendes por llamada. Si buscas sustituir HubSpot CRM gratis, comprueba primero qué función te falta: cambiar de herramienta no siempre reduce el coste ni mejora el trabajo comercial.

Aquí tienes siete opciones comparadas por su encaje, sus puntos fuertes y sus límites. No hay un ganador universal: un equipo de closers necesita algo distinto de una empresa con marketing, ventas y atención al cliente integrados.

¿Cuáles son las mejores alternativas a HubSpot?

Esta tabla sirve para hacer una primera selección. Después conviene validar las funciones concretas con una prueba de tu proceso, no con una demostración genérica.

Alternativa	Para qué equipo encaja	Principal motivo para elegirla	Qué debes comprobar
Pipedrive	Equipos centrados en oportunidades y seguimiento	Pipeline visual y orientación comercial	Automatizaciones, informes y complementos del plan elegido
Zoho CRM	Pymes con procesos propios y necesidades de personalización	Flexibilidad y conexión con el ecosistema Zoho	Tiempo de configuración y límites por edición
Salesforce	Organizaciones con procesos complejos	Personalización, permisos y ecosistema de integraciones	Implantación, administración y coste total
Brevo	Negocios con peso de email marketing y comunicación con contactos	Cercanía entre campañas y herramientas comerciales	Profundidad del pipeline y módulos contratados
Freshsales	Equipos que priorizan seguimiento y comunicaciones comerciales	Gestión de oportunidades y funciones de comunicación	Disponibilidad de telefonía, consumos e IA por plan
monday CRM	Equipos que coordinan ventas con operaciones	Flujos visuales y colaboración	Límites de automatización, integraciones y reporting
AP Sales	Setters, closers, coaches e infoproductores que venden por llamada	Calendly, GoHighLevel, métricas de llamadas, comisiones y análisis con IA	Encaje con tu circuito de captación, agenda y cierre

Los planes, límites y tarifas pueden cambiar. No asumas que todas las funciones de una marca están incluidas en su versión básica. Solicita una propuesta para tus usuarios y tu volumen real.

Si todavía estás explorando el mercado, la comparativa de mejores CRM de ventas amplía la selección. Aquí nos centramos en decidir si te compensa salir de HubSpot.

¿Cuándo merece la pena cambiar HubSpot por otro CRM?

Cambiar tiene sentido cuando existe un desajuste comprobable entre tu proceso y la herramienta. Las señales más claras son:

• Pagas por funciones que apenas utilizas, mientras otras imprescindibles requieren ampliar la contratación.
• Tu equipo mantiene hojas de cálculo paralelas para gestionar citas, resultados o comisiones.
• Los comerciales necesitan demasiados pasos para completar tareas frecuentes.
• Los informes no responden a preguntas operativas sin exportar y cruzar datos.
• La personalización exige un mantenimiento desproporcionado para tu tamaño.

Antes de buscar un sustituto, distingue un problema de producto de uno de configuración. Si nadie ha definido las etapas comerciales, cambiar el logotipo del CRM no arreglará el pipeline.

Por ejemplo, «necesito mejores informes» es demasiado vago. «Necesito ver llamadas realizadas y ventas por closer, filtradas por fecha de la cita» permite evaluar herramientas con un criterio concreto.

¿Cuándo conviene quedarse en HubSpot?

Cuando sus funciones actuales cubren tu operativa, el equipo lo utiliza y las conexiones funcionan, migrar puede aportar poco. También puede ser razonable mantenerlo si tu negocio obtiene valor de reunir marketing, ventas y servicio dentro del mismo ecosistema.

No cambies solo porque otra licencia parece más barata. Incluye el coste de reconstruir automatizaciones, formar al equipo y conservar el historial. A veces basta con simplificar la configuración o revisar la contratación.

¿Qué alternativas a HubSpot destacan para cada necesidad?

1. Pipedrive: ¿buscas un CRM centrado en vender?

Pipedrive es una opción a valorar cuando el centro de tu operativa son las oportunidades: en qué etapa están, quién las lleva y cuál es la siguiente acción. Su planteamiento visual encaja con equipos que necesitan mantener el seguimiento ordenado.

Puede resultar adecuado para una agencia o consultora que trabaja con reuniones, propuestas y negociaciones, sin necesitar una plataforma amplia de marketing.

Frente a HubSpot: merece una prueba si buscas concentrarte en la gestión comercial y reducir la complejidad percibida. Eso no significa que vaya a sustituir todas las herramientas de marketing que ya utilizas.

Comprueba antes de elegir: qué automatizaciones e informes incluye tu plan y qué funciones requieren complementos. Si necesitas formularios, campañas o prospección, calcula el conjunto, no solo el acceso al pipeline.

2. Zoho CRM: ¿necesitas personalizar sin saltar directamente a una solución empresarial?

Zoho CRM permite adaptar campos, procesos y automatizaciones a distintas formas de vender. Cobra especial interés si ya utilizas aplicaciones del ecosistema Zoho y quieres conectar operaciones.

Piensa en una pyme que distingue distribuidores, clientes finales y renovaciones. Necesita algo más que una lista de contactos, pero quiere comparar distintas ediciones antes de asumir una implantación mayor.

Frente a HubSpot: es una alternativa relevante cuando pesan la personalización y la combinación con otras aplicaciones de negocio.

Comprueba antes de elegir: permisos, informes, integraciones y automatizaciones de la edición concreta. La flexibilidad también exige decisiones: define quién administrará el sistema y evita convertir cada excepción comercial en un campo nuevo.

3. Salesforce: ¿tu proceso justifica una implantación más compleja?

Salesforce merece entrar en la lista cuando existen varios equipos, jerarquías, reglas de acceso e integraciones críticas. Su ecosistema y posibilidades de configuración permiten abordar procesos comerciales complejos.

Un ejemplo sería una empresa con territorios comerciales, aprobaciones de descuentos y distintos modelos de negocio que necesitan convivir en el mismo sistema.

Frente a HubSpot: la decisión suele girar alrededor de la arquitectura y la personalización, no de encontrar un sustituto barato de la versión gratuita.

Comprueba antes de elegir: licencias, consultoría, integraciones y administración recurrente. Si sois tres comerciales con un pipeline sencillo, esa capacidad adicional puede convertirse en trabajo innecesario. Pide que la demostración resuelva tus casos difíciles, no solo que enseñe un dashboard atractivo.

4. Brevo: ¿tu prioridad son las campañas y los contactos?

Brevo puede encajar cuando la necesidad principal está en gestionar comunicaciones y campañas, con herramientas comerciales alrededor de esa base. Es una opción que conviene estudiar si buena parte del valor que buscas viene del email marketing.

Por ejemplo, un negocio de formación con una base de suscriptores puede necesitar segmentar contactos, enviar campañas y coordinar el seguimiento de quienes muestran interés.

Frente a HubSpot: resulta pertinente cuando buscas una combinación ajustada de marketing y gestión comercial, no necesariamente la misma profundidad en todas las áreas.

Comprueba antes de elegir: las funciones incluidas en cada producto o módulo, los límites de envío y la capacidad del pipeline. Gestionar campañas y gestionar una venta compleja son necesidades relacionadas, pero no equivalentes.

5. Freshsales: ¿quieres acercar seguimiento y comunicaciones?

Freshsales es una alternativa para equipos que valoran gestionar contactos, oportunidades y comunicaciones comerciales en un entorno conectado. Puede entrar en tu selección si el seguimiento diario ocupa buena parte del trabajo del equipo.

Un caso habitual sería una empresa que recibe solicitudes comerciales y necesita repartirlas, contactar, programar acciones y mantener visible el avance de cada oportunidad.

Frente a HubSpot: interesa evaluar si su combinación de gestión comercial y comunicación encaja mejor con tu operativa y presupuesto.

Comprueba antes de elegir: disponibilidad de telefonía en tu país, números, consumos y funciones de IA según el plan. Que una plataforma anuncie llamadas no implica que incluya todos los costes ni el tipo de análisis que necesitas.

6. monday CRM: ¿ventas y operaciones necesitan trabajar juntas?

monday CRM puede encajar en negocios que quieren coordinar el proceso comercial con tareas posteriores: incorporación del cliente, documentación o entrega del servicio. Su enfoque visual facilita representar flujos compartidos.

Imagina una agencia que, al cerrar una oportunidad, necesita coordinar briefing, accesos y asignación del equipo de ejecución. En ese contexto, la transición entre departamentos pesa mucho.

Frente a HubSpot: merece una prueba si la colaboración y la adaptación visual del flujo son determinantes para tu equipo.

Comprueba antes de elegir: cómo registra interacciones, evita duplicados y construye informes. Revisa también los límites de automatización e integración. Un tablero ordenado no garantiza por sí solo un historial comercial completo.

7. AP Sales: ¿tu negocio vende principalmente por llamada?

AP Sales está orientado a equipos de setters y closers, infoproductores, coaches y negocios high ticket. Su propuesta reúne CRM, conexión con Calendly y GoHighLevel, métricas de show rate y cierre, comisiones, grabación y análisis de llamadas con IA.

Su encaje es especialmente claro cuando las preguntas diarias son: «¿Cuántas citas se han atendido?», «¿Quién está cerrando?» o «¿Qué comisión corresponde?». Si Instagram es un canal importante de captación, también puedes valorar Aplot Setter, su setter con IA para Instagram.

Frente a HubSpot: el motivo para considerarlo es la especialización en venta por llamada, no reemplazar indiscriminadamente una suite de marketing.

Comprueba antes de elegir: el recorrido completo desde la reserva hasta la venta y el cálculo de comisiones. Para profundizar en este caso concreto, consulta la guía de CRM para high ticket.

¿HubSpot CRM gratis es suficiente o necesitas una alternativa?

HubSpot CRM gratis y HubSpot Free suelen referirse a las herramientas gratuitas de HubSpot, no a una edición con todas las funciones de sus productos de pago. Pueden ser suficientes para empezar a ordenar contactos, oportunidades y actividad comercial, siempre dentro de los límites vigentes.

Antes de sustituirlo, escribe la limitación que has encontrado. No es lo mismo necesitar más automatización que más usuarios, informes específicos o una función de marketing.

Si necesitas…	Qué debes validar en HubSpot Free y en cualquier opción gratuita
Compartir el CRM con el equipo	Usuarios permitidos, permisos y visibilidad de datos
Gestionar contactos	Capacidad, importación, exportación y tratamiento de duplicados
Automatizar tareas	Acciones disponibles y límites de uso
Medir resultados	Informes incluidos y posibilidad de personalización
Enviar comunicaciones	Límites, condiciones de envío y diferencias entre email comercial y marketing
Conectar otras herramientas	Integraciones disponibles y posibles costes externos

¿Qué alternativa gratuita a HubSpot conviene probar?

Zoho CRM o las herramientas gratuitas de Brevo pueden entrar en una primera revisión, si su oferta vigente cubre tu caso de uso. Verifica usuarios, funciones y límites antes de trasladar datos.

Distingue también entre plan gratuito permanente y prueba temporal. Una prueba sirve para evaluar; no demuestra que puedas mantener la operativa sin pagar.

Si tu prioridad absoluta es no tener cuota, consulta la comparativa de CRM gratuito. Aquí la decisión principal es qué alternativa sustituye mejor lo que utilizas de HubSpot.

¿Cómo comparar el coste real sin quedarte solo con la cuota?

Usa esta fórmula para calcular el primer año:

Coste anual = licencias + módulos + consumos + integraciones + implantación + formación + mantenimiento.

Añade también el trabajo manual que no desaparece. Puede no figurar en una factura, pero consume capacidad del equipo.

Ejemplo orientativo, sin relación con las tarifas de ninguna marca: para cuatro usuarios, una herramienta de 25 € por usuario al mes suma 100 €. Si necesita 60 € mensuales en conectores y complementos, el coste recurrente asciende a 160 €.

Otra de 35 € por usuario suma 140 €. Si incluye lo imprescindible y no requiere esos extras, resulta más barata aunque su licencia individual sea superior. La conclusión puede cambiar al incorporar implantación, permanencia o consumos; compara siempre sobre la misma base y aclara si los importes incluyen IVA.

Solicita dos escenarios: tu equipo actual y el tamaño previsto dentro de doce meses. Así detectarás escalones de coste antes de migrar.

¿Cómo probar una alternativa con un caso realista?

Supón un negocio de formación con un setter y tres closers. Utiliza Calendly para reservar y HubSpot para seguir oportunidades, pero calcula asistencia y comisiones en hojas de cálculo.

Estos datos son ilustrativos: en un mes tiene 120 citas previstas, 84 realizadas y 21 ventas atribuidas a esas llamadas. Si se mantienen las mismas definiciones y periodo, representan un 70 % de asistencia y un 25 % de cierre sobre llamadas realizadas. No son referencias del sector.

El objetivo de la prueba no es prometer más ventas: es comprobar si la nueva herramienta representa el proceso con menos trabajo y datos fiables.

1. Selecciona una muestra representativa. Incluye contactos con reserva, cancelaciones, ausencias, ventas y oportunidades pendientes. Anonimiza los datos cuando proceda.
2. Reproduce una reserva. Comprueba que queda asociada al contacto y responsable correctos, sin duplicados.
3. Prueba una reprogramación. Verifica que mover una cita no infla artificialmente el número de reuniones.
4. Registra el resultado. El closer debe poder distinguir llamada realizada, venta, pérdida y seguimiento pendiente.
5. Contrasta el informe. Compara los resultados del CRM con un cálculo manual de la muestra. Revisa denominadores y fechas.
6. Mide la carga administrativa. Cronometra tareas equivalentes en ambos sistemas y recoge las dudas de los usuarios.

Antes de empezar, define qué justificaría el cambio: por ejemplo, eliminar una hoja paralela y obtener resultados consistentes sin reconstruirlos manualmente. Para planificar el despliegue posterior, tienes la guía de cómo implementar un CRM.

¿Qué preguntar en una demo? Plantilla para copiar

Envía este mensaje a los proveedores que hayan pasado tu primera selección:

Somos [número] personas y vendemos [producto o servicio] mediante [proceso]. Actualmente usamos HubSpot junto con [herramientas]. Queremos resolver [tres problemas concretos].

Necesitamos ver en directo cómo gestionáis un contacto desde [origen] hasta [venta], incluyendo asignación, seguimiento y resultados. Mostrad también qué ocurre si hay un duplicado, una cancelación o una reprogramación.

Confirmad qué plan necesitamos, qué funciones tienen coste adicional, cuánto costaría el primer año y cómo podríamos exportar nuestros datos si decidiéramos salir.

Después de la demo, utiliza este checklist:

• Cubre las tres necesidades imprescindibles sin soluciones manuales paralelas.
• El comercial puede completar sus tareas habituales con claridad.
• Los informes tienen definiciones y filtros adecuados.
• Las integraciones funcionan en el plan presupuestado.
• Hay una propuesta económica completa y por escrito.
• Están claras la exportación, los permisos y las condiciones de tratamiento de datos.
• Sabes qué historial puede migrarse y qué deberá conservarse aparte.

Si grabas llamadas, revisa además información a los participantes, base jurídica aplicable, acceso y conservación. Esa revisión no debe quedar sustituida por una promesa comercial del proveedor.

Entonces, ¿qué alternativa a HubSpot deberías elegir?

Haz una lista corta de dos o tres herramientas, no de siete. Para un pipeline comercial sencillo, empieza comparando Pipedrive y Freshsales; para procesos personalizados, Zoho CRM; para complejidad organizativa, Salesforce; para campañas, Brevo; y para coordinación con operaciones, monday CRM. Si el negocio gira alrededor de citas, closers y comisiones, prioriza probar una solución especializada en venta por llamada.

La decisión final debe superar tres filtros: encaje con el proceso, uso real por el equipo y coste total asumible. Si ninguna alternativa mejora de forma comprobable tu situación, mantener HubSpot y corregir su configuración puede ser la mejor elección.